Datenschutz­erklärung

Stand: 24. August 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021) sowie weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website www.direktanstellung.com sowie im Rahmen unserer Leistungen in den Bereichen verdeckte Personalsuche, Direktansprache, Recruiting, Personalberatung und Arbeitsvermittlung verarbeitet werden.

direktanstellung.com ist der Webauftritt der Pfingstl Unternehmensberatung e.U.

Diese Datenschutzerklärung gilt für direktanstellung.com samt allen Subdomains (zum Beispiel www.direktanstellung.com, kfz.direktanstellung.com, spedition.direktanstellung.com, buchhaltung.direktanstellung.com, fliesenleger.direktanstellung.com).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Pfingstl Unternehmensberatung e.U.
Inhaber: Daniel Pfingstl
Sinabelkirchen 143
8261 Sinabelkirchen
Österreich

Telefon: +43 664 1440740
E-Mail: office@direktanstellung.com
Website: www.direktanstellung.com

Firmenbuchnummer: FN 621958 w
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: ATU76067015
Firmenbuchgericht: Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte direkt an den Verantwortlichen unter office@direktanstellung.com.

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweils genannten Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen beispielsweise Name, Kontaktdaten, berufliche Angaben, Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen oder technische Zugriffsdaten.

Wir achten insbesondere auf folgende Grundsätze:

• Verarbeitung nach Treu und Glauben und in transparenter Weise
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• sachliche Richtigkeit
• Speicherbegrenzung
• Integrität und Vertraulichkeit
• Schutz vor unbefugtem Zugriff
• Löschung, sobald keine Rechtsgrundlage oder kein legitimer Speicherzweck mehr besteht

3. Besuch der Website / Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden aus technischen Gründen bestimmte Daten verarbeitet, die durch Ihren Browser automatisch an unseren Webserver übermittelt werden.

Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

• aufgerufene Website bzw. Unterseite
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse
• verwendeter Browser
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• übertragene Datenmenge
• Statusmeldungen des Webservers

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu analysieren und die Stabilität der Website sicherzustellen.

Darüber hinaus werten wir die Server-Logfiles in aggregierter, statistischer Form aus (Webstatistik unseres Hosting-Anbieters), um die Nutzung unserer Website in Größenordnungen nachvollziehen zu können, etwa die Anzahl der Seitenaufrufe. Diese Auswertung erfolgt ohne Profilbildung und ohne Zusammenführung mit anderen Daten. Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Analyse-Scripts in Ihrem Browser geladen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Betrieb der Website sowie in der statistischen Auswertung der Nutzung in aggregierter Form (Reichweitenmessung).

Die Website wird bei folgendem Anbieter gehostet:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Hosting-Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag, soweit dies für den technischen Betrieb, die Sicherheit, die Bereitstellung der Website und den technischen E-Mail-Versand erforderlich ist.

Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren technischen Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen erforderlich ist. Sofern keine sicherheitsrelevante Auffälligkeit vorliegt, erfolgt die Speicherung nur kurzfristig. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Missbrauch oder Angriffen erforderlich ist.

4. Kontaktaufnahme über Website, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie über eines unserer Formulare, per E-Mail oder telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir jene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen.

Auf www.direktanstellung.com gibt es folgende Formulare:

• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, bevorzugter Kontaktweg (E-Mail oder Telefon); freiwillig zusätzlich Telefonnummer, ein Link zu Ihrem LinkedIn-Profil und eine Nachricht.
• Bewerbungsformular (auf den Job-Seiten sowie als Initiativbewerbung): Name, E-Mail-Adresse und die Position, auf die Sie sich bewerben; freiwillig zusätzlich Telefonnummer, eine Nachricht und Ihr Lebenslauf als PDF-Datei. Näheres im Abschnitt „Bewerbungen und Kandidat:innenkontakt“.
• Job-Radar-Formular: Näheres im Abschnitt „Job-Radar auf dieser Website“.

Die in den Formularen eingegebenen Daten, einschließlich eines übermittelten Lebenslaufs, werden nach derzeitiger technischer Ausgestaltung ausschließlich per E-Mail an uns übermittelt und nicht zusätzlich dauerhaft im Website-System gespeichert.

Die Verarbeitung einer Kontaktanfrage oder einer Bewerbung setzt keine datenschutzrechtliche Einwilligung voraus; sie beruht auf den unten genannten Rechtsgrundlagen. Eine Einwilligung holen wir nur dort ein, wo sie die passende Grundlage ist: beim Job-Radar und beim Kandidat:innenpool.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch unserer Formulare setzen wir datensparsame Schutzmaßnahmen ein. Dazu zählen ein für Menschen unsichtbares Kontrollfeld („Honeypot“), eine kurzzeitige Sende-Begrenzung je Sitzung sowie eine Sende-Begrenzung, für die Ihre IP-Adresse ausschließlich als kryptografische Prüfsumme (SHA-256 mit geheimem Zusatzwert, keine Klartextspeicherung) für maximal 24 Stunden auf unserem Webserver gespeichert und danach automatisch gelöscht wird. Diese Prüfsummen werden zu keinem anderen Zweck ausgewertet, insbesondere nicht zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken.

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Formulare vor Missbrauch, Spam und automatisierten Masseneingaben. Externe Spam-Schutz-Dienste wie reCAPTCHA oder hCaptcha werden nicht eingesetzt.

Wir verwenden die übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Vereinbarung eines Rückrufs, zur Vorbereitung eines Gesprächs sowie gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung.

Rechtsgrundlagen sind je nach Art der Anfrage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Kandidat:innen und Geschäftspartnern
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen

Allgemeine Anfragen werden für die Dauer der Bearbeitung und darüber hinaus so lange gespeichert, wie dies zur Dokumentation der Kommunikation, zur Verteidigung möglicher Ansprüche oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Soweit daraus keine Geschäftsbeziehung entsteht, löschen wir allgemeine Anfragen grundsätzlich spätestens nach 6 Monaten, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

4a. Kontakt über WhatsApp (Business)

Sie können uns freiwillig auch über den Messenger-Dienst WhatsApp kontaktieren; auf unserer Website verlinken wir dazu auf einen Chat mit unserem WhatsApp-Business-Konto. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an WhatsApp übertragen; ein Chat kommt erst zustande, wenn Sie den Link aktiv anklicken und uns über Ihr eigenes WhatsApp-Konto schreiben. Für die Kontaktaufnahme stehen Ihnen jederzeit gleichwertige Alternativen zur Verfügung (E-Mail, Telefon, Kontaktformular).

Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Mobilfunknummer, Ihren Profilnamen sowie die Inhalte Ihrer Nachrichten. Anbieter des Dienstes ist WhatsApp Ireland Limited, Irland; Mutterkonzern ist Meta Platforms Inc., USA. Dabei können personenbezogene Daten, insbesondere Metadaten der Kommunikation, auch auf Servern in den USA verarbeitet werden. Grundlage einer solchen Drittlandübermittlung ist das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit die zuständige US-Konzerngesellschaft dort aktiv zertifiziert ist, andernfalls Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission samt erforderlichen Zusatzmaßnahmen. Die Inhalte der Kommunikation sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Über WhatsApp werden keine vollständigen Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe, Zeugnisse, Gehaltsunterlagen oder besonders vertraulichen Informationen zu laufenden Vermittlungsprozessen angefordert oder systematisch verarbeitet. Für solche Inhalte verwenden wir geeignetere Kommunikationswege, insbesondere E-Mail, Telefon oder persönliche Gespräche.

Wir übermitteln unsererseits keine Adressbuchdaten an WhatsApp und speichern Ihre Kontaktdaten nicht im Adressbuch des verwendeten Geräts. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung einer Vermittlung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer einfachen, schnellen Kommunikation); im Zusammenhang mit dem Job-Radar Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Speicherdauer gelten die Regelungen des jeweiligen Zusammenhangs (Kontaktaufnahme, Kandidat:innenpool bzw. Job-Radar). Sie können die Kommunikation über WhatsApp jederzeit beenden und auf einen anderen Kanal wechseln. Näheres zur Datenverarbeitung durch WhatsApp: WhatsApp-Datenschutzrichtlinie (EWR).

5. Verarbeitung von Daten von Unternehmen, Auftraggebern und Geschäftspartnern

Wenn Unternehmen, Geschäftsführer, Personalverantwortliche, Führungskräfte oder sonstige geschäftliche Ansprechpartner mit uns Kontakt aufnehmen oder wir mit diesen in einer Geschäftsbeziehung stehen, verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Name
• Unternehmen
• Funktion / Position
• geschäftliche Kontaktdaten
• Kommunikationsinhalte
• Informationen zu Suchaufträgen
• Vertragsdaten
• Angebots- und Rechnungsdaten
• Projektdaten
• Dokumentations- und Gesprächsnotizen

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung von Anfragen
• Erstellung von Angeboten
• Durchführung von Suchaufträgen
• Kommunikation mit Auftraggebern
• Projektabwicklung
• Vertragsmanagement
• Rechnungslegung und Buchhaltung
• Kundenbetreuung
• Direktwerbung im gesetzlich zulässigen Umfang
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer- und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an Geschäftsbeziehungen, Kundenbetreuung, Projektabwicklung, Direktwerbung gegenüber Unternehmen und Rechtsdurchsetzung

Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere steuer- und unternehmensrechtlichen Pflichten, grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

6. Bewerbungen und Kandidat:innenkontakt

direktanstellung.com richtet sich sowohl an Unternehmen als auch an Kandidat:innen.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, uns Unterlagen übermitteln, mit uns ein Gespräch führen oder uns Ihr Interesse an beruflichen Möglichkeiten mitteilen, verarbeiten wir je nach Situation insbesondere folgende Daten:

• Name
• Kontaktdaten
• aktuelle Position
• aktueller Arbeitgeber
• beruflicher Werdegang
• Qualifikationen
• Aus- und Weiterbildungen
• Berufserfahrung
• LinkedIn-Profil
• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Foto, sofern übermittelt
• Gehaltsvorstellung
• Wechselmotivation
• Verfügbarkeit
• Notizen aus Gesprächen
• Informationen zu gewünschten Positionen, Rahmenbedingungen und Präferenzen
• sonstige von Ihnen bereitgestellte Informationen

Wir verarbeiten diese Daten zu folgenden Zwecken:

• Kontaktaufnahme und Kommunikation
• Prüfung Ihrer beruflichen Vorstellungen
• Abgleich mit konkreten Suchaufträgen
• Erstellung von Kandidat:innenprofilen
• Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen
• Abstimmung mit Ihnen über mögliche Positionen
• Vermittlung an passende Auftraggeber
• Dokumentation des Bewerbungs- und Vermittlungsprozesses
• Aufnahme in einen Kandidat:innenpool, sofern Sie dem zustimmen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie eine Einwilligung erteilen, insbesondere für die Aufnahme in den Kandidat:innenpool oder für die Weitergabe Ihrer identifizierenden Daten an Auftraggeber
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Durchführung von Recruiting-, Such- und Vermittlungsprozessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen

Wenn Sie das Bewerbungsformular auf dieser Website nutzen, werden Ihre Angaben und Ihr als PDF-Datei übermittelter Lebenslauf ausschließlich per E-Mail an unser Postfach übermittelt. Auf dem Webserver selbst werden weder Ihre Formulardaten noch Ihre Bewerbungsunterlagen gespeichert. Für den Schutz des Formulars vor Missbrauch gilt der im Abschnitt „Kontaktaufnahme über Website, E-Mail oder Telefon“ beschriebene Spam-Schutz (kurzzeitig gespeicherte, pseudonymisierte Prüfsumme).

Bitte übermitteln Sie uns nur solche Informationen, die für Ihre berufliche Eignung, Ihre Wechselabsicht oder den jeweiligen Vermittlungsprozess relevant sind.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder vergleichbar sensible Informationen, fordern wir nicht aktiv an. Sollten Sie uns solche Informationen dennoch freiwillig übermitteln, verwenden wir diese grundsätzlich nicht für den Vermittlungsprozess. Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO). Wir behalten uns vor, solche Informationen zu löschen oder bei der weiteren Bearbeitung nicht zu berücksichtigen.

7. Verdeckte Suche und Direktansprache von potenziellen Kandidat:innen

Im Rahmen unserer Tätigkeit im Bereich verdeckte Personalsuche und Direktansprache können wir personenbezogene Daten potenzieller Kandidat:innen auch aus beruflich zugänglichen oder öffentlich verfügbaren Quellen verarbeiten.

Solche Quellen können insbesondere sein:

• LinkedIn
• berufliche Netzwerke
• öffentlich zugängliche Unternehmenswebsites
• berufliche Online-Profile
• Branchenverzeichnisse
• Empfehlungen
• frühere berufliche Kontakte
• öffentlich verfügbare Informationen über berufliche Funktionen

Dabei verarbeiten wir nur solche Daten, die für die Einschätzung einer möglichen beruflichen Eignung, eine diskrete Kontaktaufnahme oder einen konkreten Suchauftrag relevant sind.

Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Name
• berufliche Funktion
• aktueller Arbeitgeber
• beruflicher Werdegang
• Qualifikationen
• berufliche Schwerpunkte
• öffentlich angegebene Kontaktdaten
• LinkedIn-Profil
• öffentlich verfügbare berufliche Informationen
• Gesprächsnotizen nach einer Kontaktaufnahme
• Einschätzung zur fachlichen Passung
• Wechselbereitschaft, sofern von Ihnen mitgeteilt

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Identifikation potenziell geeigneter Kandidat:innen
• diskrete Erstansprache
• Prüfung einer möglichen fachlichen und persönlichen Passung
• Durchführung von Suchaufträgen
• Vorbereitung nicht unmittelbar identifizierender Kandidat:inneninformationen
• Kommunikation mit interessierten Kandidat:innen
• Dokumentation des Suchprozesses

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung professioneller Personalberatung, Direktansprache und verdeckter Suche. Gleichzeitig besteht ein berechtigtes Interesse unserer Auftraggeber an der Besetzung offener Fach- und Führungspositionen. Potenzielle Kandidat:innen können ebenfalls ein Interesse daran haben, über passende berufliche Möglichkeiten informiert zu werden.

Wir achten dabei auf eine möglichst diskrete und verhältnismäßige Verarbeitung. Wir kontaktieren insbesondere nicht Ihren aktuellen Arbeitgeber, ohne dass Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben.

Wenn wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, informieren wir Sie gemäß Art. 14 DSGVO im Zuge der ersten Kontaktaufnahme, spätestens jedoch innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist, über die Verarbeitung Ihrer Daten, die Datenquelle und Ihre Rechte. Hierfür verwenden wir einen schriftlichen Datenschutzhinweis mit einem Link zu dieser Datenschutzerklärung.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktansprache jederzeit widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht weiterverarbeiten. Zur Vermeidung einer erneuten Kontaktaufnahme können wir eine minimale Sperrinformation speichern, insbesondere Name, Kontaktdatum und Hinweis „keine weitere Kontaktaufnahme gewünscht“. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten und eine erneute Kontaktaufnahme zu vermeiden.

8. Weitergabe von Kandidat:innen-Daten an Auftraggeber

Die Weitergabe von identifizierenden Kandidat:innen-Daten an Auftraggeber erfolgt grundsätzlich erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.

Identifizierende Kandidat:innen-Daten sind insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, konkrete Arbeitgeberangaben, detaillierte berufliche Stationen oder sonstige Informationen, aus denen Ihre Identität unmittelbar erkennbar ist.

Ohne Ihre Freigabe erfolgt keine Offenlegung Ihrer Identität gegenüber einem Auftraggeber.

Die Freigabe kann sich auf einen konkreten Auftraggeber, eine konkrete Position oder einen konkret abgestimmten Vermittlungsschritt beziehen.

Vor einer solchen Freigabe können wir Auftraggebern allgemeine, nicht unmittelbar identifizierende Informationen zu möglichen Profilen mitteilen. Soweit eine Person aufgrund besonderer Umstände dennoch identifizierbar sein könnte, behandeln wir diese Informationen weiterhin als personenbezogene Daten und übermitteln sie nur im rechtlich zulässigen Umfang.

An Auftraggeber können nach Ihrer Freigabe insbesondere folgende Daten übermittelt werden:

• Name
• beruflicher Werdegang
• Qualifikationen
• Lebenslauf
• Zeugnisse, sofern relevant und von Ihnen freigegeben
• aktuelle Position
• Gehaltsvorstellung
• Verfügbarkeit
• Wechselmotivation
• Gesprächsnotizen und Einschätzungen, soweit für den Prozess relevant
• Kontaktdaten, sofern dies vereinbart ist

Ab der Übermittlung verarbeitet der jeweilige Auftraggeber Ihre Daten als eigenständiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Für diese Verarbeitung ist der Auftraggeber selbst verantwortlich; Betroffenenrechte können Sie insoweit auch unmittelbar dort geltend machen.

Rechtsgrundlage für die Weitergabe identifizierender Kandidat:innen-Daten ist grundsätzlich Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Je nach konkreter Situation können vorbereitende Verarbeitungsschritte im Vermittlungsprozess zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.

9. Kandidat:innenpool

Wenn Sie möchten, können wir Ihre Daten in unseren Kandidat:innenpool aufnehmen, um Sie auch bei zukünftigen passenden Positionen kontaktieren zu können.

Die Aufnahme in den Kandidat:innenpool erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Im Kandidat:innenpool können insbesondere folgende Daten gespeichert werden:

• Name
• Kontaktdaten
• berufliches Profil
• Lebenslauf
• Qualifikationen
• berufliche Interessen
• gewünschte Positionen
• regionale Präferenzen
• Gehaltsvorstellungen
• Verfügbarkeit
• Gesprächsnotizen
• bisherige Kommunikation
• Such- und Vermittlungshistorie

Sie können Ihre Einwilligung zur Speicherung im Kandidat:innenpool jederzeit widerrufen. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

Daten im Kandidat:innenpool speichern wir maximal 24 Monate ab Ihrer dokumentierten Einwilligung. Eine Verlängerung erfolgt nur, wenn Sie zuvor erneut aktiv einwilligen. Ohne eine solche neue Einwilligung werden die Daten nach Ablauf dieser Frist gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

9a. Job-Radar auf dieser Website

Über das Job-Radar-Formular auf dieser Website können Sie sich unverbindlich in unseren Kandidat:innenpool eintragen. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse und/oder Handynummer, Fachbereich (kaufmännisch/technisch), optional Ihre aktuelle Tätigkeit, gewünschte Regionen, Ihre Wünsche an eine künftige Stelle sowie Ihren bevorzugten Kontaktweg.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie beim Absenden des Formulars über eine Checkbox erteilen. Zweck ist ausschließlich, Sie zu kontaktieren, wenn eine zu Ihren Angaben passende Stelle verfügbar ist.

Ihre Angaben werden beim Absenden per E-Mail an unser Postfach übermittelt und in unserem lokal betriebenen CRM-System abgelegt (siehe Abschnitt „Lokales CRM-System“); auf dem Webserver selbst werden keine Formulardaten gespeichert. Ihre Daten werden ohne Ihre gesonderte, ausdrückliche Zustimmung niemals an ein Unternehmen weitergegeben.

Zum Schutz vor missbräuchlicher Verwendung des Formulars speichern wir kurzzeitig technische Merkmale der Übermittlung in ausschließlich pseudonymisierter Form (gehashte IP-Adresse, maximal 24 Stunden).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos widerrufen. Eine Nachricht per E-Mail, WhatsApp oder ein Anruf genügt. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten vollständig, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Job-Radar-Einträge speichern wir grundsätzlich 6 Monate ab Ihrem Eintrag. Vor Ablauf dieser Frist fragen wir gegebenenfalls bei Ihnen nach, ob Sie im Radar bleiben möchten; nur mit Ihrer erneuten Zustimmung verlängern wir die Speicherung auf maximal 24 Monate entsprechend den Regelungen zum Kandidat:innenpool (Abschnitt 9). Ohne diese Zustimmung werden Ihre Daten nach 6 Monaten gelöscht.

10. Speicherdauer bei Bewerbungen und Vermittlungsprozessen

Daten aus konkreten Bewerbungs-, Such- oder Vermittlungsprozessen speichern wir grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Prozesses.

Nach Abschluss des konkreten Bewerbungs- oder Vermittlungsprozesses speichern wir Kandidat:innen-Daten grundsätzlich noch 7 Monate, sofern keine längere Speicherung erforderlich oder zulässig ist. Diese Frist orientiert sich an der sechsmonatigen Anfechtungsfrist des Gleichbehandlungsgesetzes zuzüglich eines Zustellpuffers.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erfolgen, wenn:

• Sie in die Aufnahme in den Kandidat:innenpool eingewilligt haben
• eine Geschäftsbeziehung entstanden ist
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind
• eine weitere Speicherung im Einzelfall auf Grundlage berechtigter Interessen zulässig ist

Daten von Kandidat:innen, die im Rahmen einer Direktansprache kein Interesse zeigen oder einer weiteren Verarbeitung widersprechen, werden für den ursprünglichen Suchzweck nicht weiterverarbeitet. Gegebenenfalls speichern wir eine minimale Sperrinformation, um eine erneute Kontaktaufnahme zu vermeiden.

11. Direktwerbung, Unternehmensansprache und Newsletter

Wir verarbeiten geschäftliche Kontaktdaten von Unternehmen und deren Ansprechpartnern, um bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen und um Unternehmen, die als Auftraggeber in Frage kommen, über unsere Leistungen zu informieren.

Verarbeitet werden dabei insbesondere Name, Funktion, Unternehmen und geschäftliche Kontaktdaten. Diese Daten stammen aus dem bisherigen Kontakt mit uns oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Unternehmenswebsites, Firmen- und Branchenverzeichnissen sowie beruflichen Netzwerken.

Die Ansprache erfolgt telefonisch, postalisch oder über berufliche Netzwerke. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bewerbung unserer Dienstleistungen gegenüber Unternehmen und geschäftlichen Ansprechpartnern. Wir sprechen dabei ausschließlich die berufliche Rolle an, nicht die Privatsphäre der jeweiligen Person.

Der Versand elektronischer Werbung, insbesondere per E-Mail, erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung oder im Rahmen der gesetzlichen Ausnahme für bestehende Kunden gemäß § 174 TKG 2021. In diesem Fall informieren wir ausschließlich über eigene ähnliche Leistungen, sofern kein Widerspruch vorliegt und in jeder Nachricht eine einfache Abmeldemöglichkeit besteht.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, formlos per E-Mail an office@direktanstellung.com oder telefonisch. Wir vermerken Ihren Widerspruch dauerhaft, damit wir Sie nicht erneut ansprechen.

Derzeit betreiben wir keinen allgemeinen Newsletter über www.direktanstellung.com.

Sollte künftig ein Newsletter angeboten werden, erfolgt der Versand nur nach Anmeldung und Einwilligung. In diesem Fall werden wir insbesondere über den eingesetzten Newsletter-Anbieter, das Anmeldeverfahren, die Protokollierung der Einwilligung, die Abmeldemöglichkeit und die Speicherdauer gesondert informieren.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet derzeit keine einwilligungspflichtigen Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies.

Wir verwenden keine Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste. Die auf dieser Website verwendeten Schriften werden ausschließlich vom eigenen Webserver geladen.

Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken gesetzt. Soweit technisch erforderliche Speicher- oder Zugriffsvorgänge erfolgen, dienen diese ausschließlich der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Nutzung der Website, der technischen Bereitstellung oder dem Schutz vor Missbrauch. Konkret betrifft das derzeit ausschließlich:

• Ein Sitzungs-Cookie beim Absenden eines Formulars: Erst wenn Sie eines unserer Formulare absenden, wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt. Es dient ausschließlich der Begrenzung automatisierter Mehrfach-Sendungen (Spam-Schutz), enthält keine Auswertungs- oder Tracking-Funktion und wird mit dem Schließen des Browsers gelöscht. Beim bloßen Ansehen der Website wird kein Cookie gesetzt.
• Lokale Zwischenspeicherung von Formulareingaben (sessionStorage): Wenn beim Absenden eines Formulars ein Fehler auftritt, werden Ihre Eingaben vorübergehend im Speicher Ihres eigenen Browsers abgelegt, damit Sie sie nicht neu eintippen müssen. Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht, werden nicht an uns oder Dritte übertragen und beim Schließen des Browser-Tabs automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 165 Abs. 3 TKG 2021, da die Speicherung bzw. der Zugriff für diese ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich ist. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Da derzeit keine einwilligungspflichtigen Cookies, Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste eingesetzt werden, wird derzeit kein Cookie-Banner verwendet.

Sollten wir solche Dienste künftig einführen, geschieht dies erst nach technischer und rechtlicher Prüfung, nach vorheriger Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, nach Einholung Ihrer aktiven Einwilligung über ein geeignetes Consent-Tool.

13. Social-Media-Links

Unsere Website enthält reine externe Links zum LinkedIn-Auftritt von direktanstellung.com. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland.

Es handelt sich dabei nicht um eingebettete Social-Media-Plugins, Feeds oder Tracking-Pixel. Beim bloßen Besuch unserer Website werden daher keine Daten automatisch an diese Anbieter übertragen.

Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Sind Sie dort eingeloggt, kann der Anbieter den Besuch gegebenenfalls Ihrem Nutzerkonto zuordnen. Auf diese Datenverarbeitung haben wir keinen unmittelbaren Einfluss.

14. LinkedIn und berufliche Netzwerke

Im Rahmen unserer Tätigkeit nutzen wir berufliche Netzwerke, insbesondere LinkedIn, um potenzielle Kandidat:innen zu identifizieren, berufliche Informationen einzusehen und Kontakt aufzunehmen.

Bei der Nutzung solcher Plattformen verarbeiten wir insbesondere öffentlich oder innerhalb des jeweiligen Netzwerks bereitgestellte berufliche Informationen.

Für die Suche und die Kontaktaufnahme auf LinkedIn setzen wir eine kostenpflichtige Recruiting-Lizenz (LinkedIn Recruiter Lite) ein. Wir nutzen sie ausschließlich, um passende Profile zu finden und Personen anzuschreiben. Kandidat:innenlisten oder Projekte legen wir auf der Plattform nicht an; die weitere Bearbeitung findet in unserem lokal betriebenen CRM-System statt (siehe Abschnitt 16).

Die Verarbeitung durch uns erfolgt zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken der Direktansprache, verdeckten Suche und Personalvermittlung.

Die jeweiligen Plattformbetreiber verarbeiten personenbezogene Daten zusätzlich in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Auf diese Datenverarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss.

15. Microsoft 365 / Outlook

Für E-Mail-Kommunikation, Terminverwaltung, Dokumentenbearbeitung und organisatorische Abläufe verwenden wir Microsoft 365 bzw. Outlook.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Namen
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Kommunikationsinhalte
• Anhänge
• Termindaten
• Vertrags- und Projektdaten
• Bewerbungs- und Kandidat:innenunterlagen, soweit diese per E-Mail übermittelt oder verarbeitet werden

Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Je nach Konfiguration, Dienst und Supportfall können auch verbundene Unternehmen von Microsoft eingebunden sein. Die genaue Datenverarbeitung kann je nach Microsoft-Dienst und Konfiguration variieren.

Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in effizienter, sicherer und strukturierter geschäftlicher Kommunikation und Organisation.

16. Lokales CRM-System

Kandidat:innen-, Kunden- und Kontaktdaten verwalten wir in einem lokal betriebenen CRM-System. Dieses läuft ausschließlich auf unseren eigenen, zugriffsgeschützten Geräten, ohne Cloud-Synchronisation und ohne Zugriff externer Anbieter auf die gespeicherten Daten.

Verarbeitet werden dort die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Daten von Kandidat:innen, Auftraggebern und Geschäftspartnern. Zweck ist die strukturierte Abwicklung von Such- und Vermittlungsprozessen sowie die Kunden- und Kandidat:innenbetreuung.

Es gelten die in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechtsgrundlagen und Speicherfristen.

17. Einsatz von KI-Tools / ChatGPT Business

Wir können KI-gestützte Werkzeuge, insbesondere ChatGPT Business von OpenAI, zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse verwenden. Dies betrifft etwa die Strukturierung von Texten, die Erstellung von Entwürfen, die Zusammenfassung nicht personenbezogener Inhalte, die Verbesserung interner Abläufe oder die allgemeine Unterstützung bei Kommunikation und Organisation.

Mit OpenAI besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit OpenAI personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet. OpenAI verarbeitet Geschäftsdaten aus ChatGPT Business nach den jeweils anwendbaren Vertrags- und Datenschutzbedingungen für Geschäftskunden.

Personenbezogene Kandidat:innen- oder Kundendaten werden nicht in KI-Tools eingegeben, sofern sie nicht zuvor so anonymisiert oder abstrahiert wurden, dass eine Identifikation der betroffenen Person nicht mehr möglich ist. Namen, Kontaktdaten, konkrete Arbeitgeber, eindeutige Profil-Links und sonstige unmittelbar identifizierende Informationen werden dabei entfernt, soweit KI-Tools eingesetzt werden.

Wir verwenden KI-Tools nicht, um automatisierte Entscheidungen über Kandidat:innen oder Auftraggeber zu treffen. Entscheidungen im Recruiting- und Vermittlungsprozess erfolgen nicht ausschließlich automatisiert, sondern durch menschliche Prüfung und Bewertung.

Sofern im Einzelfall eine Verarbeitung personenbezogener Daten mit KI-Tools erforderlich sein sollte, erfolgt dies nur auf Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage, der bestehenden vertraglichen Absicherung mit OpenAI und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich und zulässig, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Auftraggeber und potenzielle Arbeitgeber, jedoch identifizierende Kandidat:innen-Daten grundsätzlich nur nach Freigabe durch die Kandidat:innen
• Hosting-Anbieter
• E-Mail- und IT-Dienstleister, insbesondere Microsoft 365 / Outlook
• Anbieter von Kommunikations- und Organisationssoftware
• Anbieter von Kommunikationsdiensten, insbesondere WhatsApp Business, soweit dieser Kommunikationsweg gewählt wird
• berufliche Netzwerkplattformen im Rahmen der Nutzung dieser Dienste
• Steuerberatung und Buchhaltung
• Rechtsberatung
• Behörden, Gerichte oder öffentliche Stellen, soweit gesetzlich erforderlich
• Zahlungs- und Bankdienstleister, soweit erforderlich
• technische Dienstleister und Wartungspartner
• KI-gestützte Werkzeuge, insbesondere ChatGPT Business von OpenAI, soweit Inhalte nicht personenbezogen, anonymisiert, ausreichend abstrahiert oder auf Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage und einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verarbeitet werden

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.

19. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der von uns eingesetzten Dienste können Anbieter mit Sitz oder Konzernbezug außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums betreffen, insbesondere in den USA.

Dies kann insbesondere folgende Anbietergruppen betreffen:

• Microsoft im Zusammenhang mit Microsoft 365 / Outlook
• LinkedIn, soweit dieses berufliche Netzwerk genutzt wird
• Meta Platforms / WhatsApp, soweit WhatsApp Business verwendet wird
• OpenAI / ChatGPT Business, wobei personenbezogene Daten grundsätzlich nicht identifizierbar eingegeben werden und mit OpenAI eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO besteht

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Als geeignete Grundlage kommen insbesondere in Betracht:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, bei US-Empfängern insbesondere das EU-U.S. Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Empfänger dort mit dem Status „aktiv“ zertifiziert ist
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission samt erforderlichen zusätzlichen Schutzmaßnahmen
• eine ausdrückliche Einwilligung
• eine sonstige gesetzlich zulässige Ausnahme

Informationen über die für einen konkreten Transfer verwendeten Garantien und eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter office@direktanstellung.com, soweit dadurch Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse nicht beeinträchtigt werden.

Soweit Daten nur anonymisiert verarbeitet werden und keine Identifizierbarkeit natürlicher Personen mehr besteht, handelt es sich nicht mehr um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.

20. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu zählen insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen
• sichere Passwörter
• sorgfältige Auswahl von Dienstleistern
• vertragliche Verpflichtung von Auftragsverarbeitern
• Transportverschlüsselung, soweit technisch verfügbar
• organisatorische Vertraulichkeitsmaßnahmen
• regelmäßige Überprüfung der Erforderlichkeit gespeicherter Daten
• lokale Speicherung besonders sensibler Arbeitsdaten, soweit möglich
• keine Cloud-Synchronisation des lokalen CRM-Systems
• Löschroutine für nicht mehr erforderliche Daten

Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem Stand der Technik und dem Risiko der jeweiligen Verarbeitung angepasst.

21. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.

Wenn Sie jedoch mit uns Kontakt aufnehmen, sich bewerben, in einen Vermittlungsprozess eintreten oder eine Geschäftsbeziehung mit uns eingehen möchten, benötigen wir bestimmte Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen kommunizieren oder unsere Leistungen erbringen zu können.

Ohne die erforderlichen Daten können wir Anfragen, Bewerbungen, Vermittlungen oder Geschäftsprozesse gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

22. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Insbesondere werden Kandidat:innen nicht ausschließlich automatisiert bewertet, ausgewählt oder ausgeschlossen. Entscheidungen im Rahmen der Personalberatung und Vermittlung erfolgen durch menschliche Prüfung.

23. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Information
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung
• Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden
• Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Wenn wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter:

office@direktanstellung.com

oder postalisch unter:

Pfingstl Unternehmensberatung e.U.
Inhaber: Daniel Pfingstl
Sinabelkirchen 143
8261 Sinabelkirchen
Österreich

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage kann es erforderlich sein, Ihre Identität zu überprüfen.

24. Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt oder Ihre Datenschutzrechte verletzt wurden, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben.

In Österreich ist dies:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Österreich

Website: www.dsb.gv.at
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben.

Es gilt die jeweils auf www.direktanstellung.com veröffentlichte aktuelle Fassung; sie gilt auch für die Subdomains von direktanstellung.com.